経費処理を軽くする
カードを作っただけでは楽になりません。明細が「そのまま使える形」で出るかが分かれ目です。
明細で確認する項目
申し込む前に見る
①利用者別に分かれるか（カード番号ごと）
②車両別に分かれるか（車両にカードを紐づける運用ができるか）
③データで受け取れるか（CSVなど。紙だけだと手入力が残ります）
④明細が出るタイミング（締め日と、経理の締めが合うか）
⑤利用日と請求日のずれ（月をまたぐと処理が煩雑になります）
③が最も効きます。データで取れれば、会計ソフトへの取り込みで処理が終わることがあります。紙のみだと、枚数×人数の手入力が毎月発生します。
仕訳を減らす
・費目ごとにカードを分ける。燃料は燃料カード、高速はＥＴＣ。混ざると分類の手間が出ます
・私的利用を混ぜない。1件混ざるだけで、全件の確認が必要になります
・少額の現金精算を残さない。1件でも残ると、精算の仕組みを維持する必要があります
・締め日を揃える。カードごとに締めが違うと、毎月ずれた処理になります
保管とルール
・利用ルールを1枚にまとめる（誰が、何に使ってよいか）
・紛失時の連絡先と手順を全員が分かる場所に置く
・退職時の返却を退職手続きに組み込む → 退職時の手続き
・明細の保管期間は法令に従う。データで残す
ルールがないまま枚数だけ増えると、使途不明の支出が出た時点で全体を止めることになります。最初に決めておくほうが早いです。
カードの発行枚数と明細の出方を確認する
利用者別・車両別の明細が出るかは、経費処理の手間を大きく左右します。公式サイトでご確認ください。
- 審査・必要書類は事業者ごとに異なります
- 掲載する料金は各社公式サイトの公表値です
- 詳細は必ず公式サイトでご確認ください
